Bevaka sjukfrånvaro och rehabilitering
Adato – för HR och chef
Adato är ett system för bevakning av sjukfrånvaro och dokumentation av rehabilitering och förebyggande åtgärder. Adato har även en koppling till Uppsala universitets lönesystem Primula vilket gör att Adato alltid innehåller aktuell information om anställda och sjukfrånvaro. För åtkomst till Adato måste man antingen befinna sig i universitetets lokaler i Uppsala (Uu:s nätverk) eller använda VPN-anslutning (gäller även Campus Gotland).
Guider
Om Adato
Adato är ett system för bevakning av sjukfrånvaro och dokumentation av rehabilitering och förebyggande åtgärder. Adato har även en koppling till Uppsala universitets lönesystem Primula vilket gör att Adato alltid innehåller aktuell information om anställda och sjukfrånvaro.
Behörighet
Det finns tre olika grupper av behörigheter. Läs information nedan innan behörighetsanmälan skickas in.
Behörighet prefekt/motsvarande
Det finns två olika behörigheter: Prefekt/avdelningschef/motsvarande inklusive eller exklusive meddelanden från Adato.
- Inklusive meddelanden: Meddelanden/påminnelser om rehabärenden kommer att skickas från systemet till din Outlook-mail. Behörigheten avser hela institutionen.
- Exklusive meddelanden: Inga meddelanden/påminnelser om rehabärenden kommer att skickas från systemet. Behörigheten avser hela institutionen.*
* Om du inte vill ha meddelanden från Adato är det viktigt att annan person tilldelas behörighet inklusive meddelanden, t ex verksamhetsnära HR, enhetschef eller administrativ chef.
Behörighet forskargruppsledare/enhetschef/motsvarande
Behörighet söks genom att behörighetsblankett fylls i och godkänns av prefekt/motsvarande.
Det finns två olika behörigheter: Forskargruppsledare/enhetschef/motsvarande med eller utan eget org.enhetsnummer.
- Med eget org.enhetsnummer: Forskargruppsledare/enhetschef/motsvarande med delegerade arbetsmiljöuppgifter för en eller flera organisatoriska enheter (forskargrupper/motsvarande med eget org.enhetsnummer t ex 74910) inom institutionen/avdelning. Behörigheten avser hela den organisatoriska enheten.
- Utan eget org.enhetsnummer: Forskargruppsledare/enhetschef/motsvarande med delegerade arbetsmiljöuppgifter för en eller flera forskargrupper/motsvarande utan eget org.enhetsnummer. Behörigheten avser endast specifika rehabärenden inom forskargruppen/motsvarande.*
* Rutin för behörighetshantering specifika ärenden finns här.
Behörighet HR-generalist/administrativ chef/motsvarande
Behörighet söks genom att behörighetsblankett fylls i och godkänns av prefekt/motsvarande.
- Meddelanden/påminnelser om rehabärenden kommer att skickas från systemet till din Outlook-mail. Behörigheten avser hela institutionen.
Ansök om behörighet i Adato genom att fylla i blanketten "Adato behörighetsanmälan". Blanketten ska fyllas i elektroniskt och bifogas i ett mail som skickas via prefekt/motsvarande till adato@uu.se.
Använd samma blankett för ändringar och avslut av behörigheter.
Vid frågor kontakta adato@uu.se.
Läkarintyg
Läkarintyg ska laddas upp i rehabsystemet Adato.
När läkarintyget är uppladdat skickas ett meddelande per automatik till Löneenheten, som registrerar informationen i Primula. Man behöver därmed inte maila Löneenheten om datum och frånvarograd.
Då läkarintyget laddas upp och sparas i Adato behöver man inte behålla en kopia av det. Eventuellt original lämnas tillbaka till medarbetaren alternativt sparas säkert i kassaskåp eller liknande som tidigare. Gallring sker efter tio år.
Tänk på följande:
- När läkarintyget registreras ska namnet på den som hanterar läkarintyget anges i fältet VHR/motsvarande och ev. beskrivning. Löneenheten behöver veta namnet på VHR/motsvarande i de fall de behöver ställa frågor om intyget. Det händer att omfattningen som står i läkarintyget inte stämmer överens med det som den anställde har registrerat i Primula och då måste detta stämmas av.
- Viktig information som berör läkarintyget skrivs in i samma fält, VHR/motsvarande och ev. beskrivning.
- Om ett läkarintyg innehåller olika omfattningar för olika perioder ska man registrera ett läkarintyg per omfattning för enklare hantering.
- Läkarintyget laddas upp i den form vi får det. Diagnos kan döljas av medarbetaren, då vi som arbetsgivare inte kan kräva in den informationen: Lag (1991:1047) om sjuklön §8 - Intyget behöver inte innehålla närmare uppgift om vilken sjukdom arbetstagaren lider av.
Intyg gällande smittbärarpenning
Om ett läkarintyg gällande smittbärarpenning har inkommit kan det registreras i Adato.
OBS! Det är då viktigt att först meddela Löneenheten via mail (lon@uu.se), då det inte ska göras något löneavdrag.
Information om behandling av personuppgifter i Adato
Adato är universitetets stödsystem för bevakning av sjukfrånvaro och dokumentation av rehabilitering och förebyggande åtgärder. Adato har en koppling till Uppsala universitets lönesystem Primula, vilket gör att Adato innehåller aktuell information om anställda och deras sjukfrånvaro. Systemet hanterar uppgifter om personer som är eller har varit anställda på Uppsala universitet. Personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, AKKA-id, organisationstillhörighet, befattning, anställningsform, tjänstgöringsgrad, sjukfrånvaro samt lön. Inga personuppgifter överförs till tredje land (land som ej är medlem i EU eller EES).
Syftet med behandlingen är: En samlad, säker och tydlig dokumentation gör så att varje steg i en rehabilitering tydliggörs, från att uppfylla lagkrav på rehabiliteringsplan i ett tidigt skede till att olika anpassningsmöjligheter bedöms, prövas och utvärderas systematiskt.
Personuppgiftsansvarig, och tjänsteleverantör, är:
Uppsala universitet
Box 256
751 05 Uppsala
Sverige
Kontaktperson, för tjänsten adato@uu.se
Tjänsteleverantörens jurisdiktion: Sverige
Du har rätt att begära ett registerutdrag för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om dig. Läs mer om dina rättigheter och hur universitetet hanterar personuppgifter. Personuppgifterna bevaras i Adato så länge uppgifterna anses vara nödvändiga.
Adato följer EU:s dataskyddsförordning samt den internationella standarden GÉANT Data Protection Code of Conduct .
Kontakt
Support och handledning till prefekt/motsvarande ges i första hand av verksamhetsnära HR/motsvarande.
Verksamhetsnära HR/motsvarande kontaktar adato@uu.se för support från kontaktpersoner vid HR-avdelningen.
Leverantör
Rehabsystemet levereras av Miljödata.