Stipendiehandbok för kortvarig blandad mobilitet

Kortvarig blandad mobilitet är en kombination av fysisk mobilitet (på minst fem och max 30 dagar) och en obligatorisk virtuell komponent antingen före, under eller efter den fysiska mobiliteten.

Detta gäller studenter från Uppsala universitet på alla nivåer: kandidatexamen, magister- och doktorander. Doktorander är dock undantagna kravet att ha en obligatorisk virtuell komponent, så länge doktoranden inte deltar i den kortvariga blandade mobiliteten genom en så kallad blended intensive programme (BIP).

För att vara berättigad att söka detta Erasmusstipendium ska du ha beviljats en utbytesplats för kortvarig blandad mobilitet via enheten för internationell mobilitet eller din institution/fakultet. Efter att du har beviljats en utbytesplats får du information om hur du skickar in en Erasmusstipendieansökan. Stipendieansökan innehåller bland annat information om utbytets längd och bankkontouppgifter för att vi ska kunna beräkna och betala ut stipendiet.

Studenter med uppehållstillstånd

Studenter som studerar i Sverige med uppehållstillstånd behöver kontrollera med Migrationsverket att ett eventuellt deltagande i utbytesstudier eller praktik utanför Sverige inte påverkar deras uppehållstillstånd. Läs mer på Migrationsverkets hemsida.

För att kunna söka stipendiet måste följande villkor uppfyllas:

• Du måste ha beviljats ett Erasmusutbyte via din institution/fakultet eller enheten för internationell mobilitet
  • vid ett partnerlärosäte i något av de 32 programländerna (gäller blended intensive programme, förkortat BIP).
  • vid ett partnerlärosäte i något av de 32 programländerna eller i ett länder som inte är associerade till programmet (gäller för blandad mobilitet i allmänhet).
• Du är registrerad som heltidsstudent vid Uppsala universitet vid stipendieansökan samt har för avsikt att ta ut examen vid Uppsala universitet.
  
• Du måste studera utomlands på heltid i minst 5 dagar och max 30 dagar kombinerad med virtuell komponent.
• Du ska ha Erasmusdagar kvar.
  • Du får åka som Erasmuspraktikant och/eller student i max 12 månader inom varje utbildningsnivå (kandidat-, avancerad och doktorandnivå).
  • För dig som har varit på Erasmusutbyte eller Erasmuspraktik tidigare, även genom andra lärosäten i Sverige eller i utlandet, räknas även den perioden in i de 12 månaderna.
  • Studenter som läser långa utbildningar utan nivåindelning, som till exempel läkarprogrammet, tillåts åka som Erasmusstudenter och/eller praktikanter totalt 24 månader under hela utbildningen.
• Du innehar inte något annat stipendium finansierat av EU under samma tidsperiod.

Extra information för doktorander

• För doktorander som vill åka på blandad mobilitet måste den blandade mobiliteten ingå i doktorandutbildningen.
• Doktorander är undantagna från den annars obligatoriska virtuella delen (kortvarig doktorandmobilitet).
  

Erasmusstipendiet för kortvarig blandad mobilitet betalas ut i sin helhet i samband med startperioden. Om du av någon anledning förkortar ditt utbyte, kommer ditt stipendium att räknas om enligt datum som anges i Certificate of Attendace och du kan komma att få betala tillbaka delar av ditt stipendium

Checklista – Att göra innan utbetalningen

• Lämna in en fullständig stipendieansökan i MoveOn.
• skriv under och ladda upp ditt Grant Agreement i MoveOn.
• För dig som tilldelats ett resestipendium: skriv under och ladda upp ditt Travel Grant Agreement i MoveOn.
• För studenter med funktionsnedsättning: du har lämnat in ett intyg från samordnare för pedagogiskt stöd, läkare, psykolog etc. för extra bidrag eller en särskild ansökan för inkluderingsstöd som har godkänts av Universitets- och högskolerådet (UHR).
• För studenter med barn: du har laddat upp familjebevis i MoveOn för extra bidrag eller en särskild ansökan för inkluderingsstöd som har godkänts av Universitets- och högskolerådet (UHR).

Ansökan för Erasmusstipendiet för kortvarig blandad mobilitet är öppen tre gånger om året:

• 1-15 februari
• 1-15 maj
• 1-15 november

Här ansöker du

Ansökningen görs digitalt i MoveOn. Du hittar länken till ansökningsformuläret på sidan om blandad mobilitet i början av varje ansökningsomgångs.

Efter ansökan stängt

Efter ansökan har stängt handläggs alla ansökningar. Det finns ytterligare några moment som du är skyldig att göra för att få din första stipendieutbetalning.

Grant Agreement, GA
När vi handlagt din ansökan kommer ett Grant Agreement skickas ut till dig där den totala stipendiesumman framgår. Detta Grant Agreement ska du läsa igenom, skriva under och ladda upp i MoveON. Om start- och/eller slutdatum som du angivit i ansökan har ändrats så har du möjlighet att ändra dessa i MoveON i samband med att du laddar upp ditt Grant Agreement. Ditt stipendium kommer sedan att räknas om baserat på de nya datumen, vänligen notera att stipendiesumman i ditt Grant Agreement i dessa fall inte längre är giltig.

Travel Grant Agreement, TGA
Du som tilldelas ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination kommer att få ett så kallat Travel Grant Agreement som du måste skriva under och ladda upp i MoveON tillsammans med ditt Grant Agreement. Resestipendiet betalas ut i sin helhet tillsammans med utbetalningen av ditt Erasmusstipendium.

Learning Agreement
Du är skyldig att ha upprättat ett Learning Agreement innan utresa/i samband med terminsstart. I ditt Learning Agreement framgår vilken kurs du ska läsa vid värdlärosätet. För att ditt Learning Agreement ska vara komplett ska det vara underskrivet av dig, din internationella koordinator vid Uppsala universitet och vid värdlärosätet.

Så ansöker du om inkluderingsstöd för studenter med funktionsnedsättning

1. När du fyller i ansökan i MoveOn väljer du "yes" som svar på frågan "Would you like to apply for additional grant for applicants with disabilities?".
2. Fyll i detta PDF-dokument Pdf, 94 kB. och skriv ut det. Notera att dokumentet är på engelska.
3. Skicka det ifyllda PDF-dokumentet från steg 2 tillsammans med ett intyg från samordnaren för riktat pedagogiskt stöd vid Uppsala universitet eller från t.ex. en läkare eller en psykolog som uppger din funktionsnedsättning. Intyget betraktas som känslig information och kommer att hanteras därefter. Notera att ditt namn måste finnas med i intyget. Dokumentet och intyget ska skickas till följande adress:

Uppsala universitet/Uppsala University
Erasmus stipendier
Box 256
751 05 UPPSALA

Så ansöker du om inkluderingsstöd för studenter med barn

1. När du fyller i ansökan i MoveOn väljer du "yes" som svar på frågan "Would you like to apply for the inclusion top-up for applicants with children?".
2. Beställ ett Familjebevis från Skatteverket som bekräftar att du är förälder till barnet/barnen. När du har fått det ska du skanna det och ladda upp det i din ansökan i MoveOn. Familjebeviset måste tydligt visa ditt och ditt barns namn samt er relation till varandra. Om du inte är svensk medborgare och inte kan få familjebeviset, kontakta oss på erasmus@uu.se.

Så ansöker du om inkluderingsstöd för faktiska kostnader

Utöver de två inkluderingsstöden som beskrivs ovan (för studenter med funktionsnedsättning och/eller med barn) kan du ansöka om inkluderingsstöd för faktiska extrakostnader. Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska extrakostnader måste motiveras av sökanden och godkännas av Universitets- och högskolerådet (UHR).

Så här ansöker du:

1. När du fyller i ansökan i MoveOn väljer du "yes" som svar på frågan "Would you like to apply for the inclusion support for actual costs?"
2. Fyll i detta PDF-dokument Pdf, 149 kB. där du motiverar din rätt till inkluderingsstöd för faktiska kostnader.
3. Skicka det tryckta och undertecknade PDF-dokumentet från steg 2 tillsammans med relevant bilaga (funktionsnedsättningsintyg eller Familjebevis) till följande adress:

Uppsala universitet/Uppsala University
Erasmus stipendier
Box 256
751 05 UPPSALA

Efter att du har skickat in din ansökan kommer Enheten för internationell mobilitet lämna in ytterligare en ansökan (som inte innehåller eventuell diagnos) till Universitets- och högskolerådet (UHR) för godkännande. Enheten kommer kontakta dig så snart vi fått ett beslut från UHR. Ju tidigare du påbörjar ansökningsprocessen, desto tidigare får vi ett beslut från UHR.

Tveka inte att kontakta Erasmusteamet på erasmus@uu.se om du har frågor om detta stöd. Om du kontaktar oss via e-post, utelämna all information som kan anses vara känslig i ditt fall.

Kontaktuppgifter

Du kommer i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela utbytet och minst tre månader efter avslutat Erasmusutbyte. Se därför till att alltid meddela oss på erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress. Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamna där.

Att göra om något ändras under studietiden

Du måste omedelbart meddela din internationella koordinator och Erasmusteamet vid Enheten för internationell mobilitet om förändringar, såsom avhopp eller förkortning av studieperiod.

Försäkring

Du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela utbytet samt två veckor innan och två veckor efter utbytet. För mer information om hur du gör en skadeanmälan se Kammarkollegiets information om Student UT. För assistans dygnet runt vid akutsituationer som inte kan vänta till Kammarkollegiets växel är öppen: kontakta Falck Global Assistance på +46 8-587 717 49.

Om du beviljats ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination och planerar att stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller för en så direkt resa som möjligt.

För dig som är EU/EES medborgare och ska göra ett utbyte i ett EU/EES ska du beställa ett så kallat EU-försäkringskort innan utresa, som ger dig rätt till nödvändig sjukvård i EU/EES-länder. I Sverige beställs detta via Försäkringskassan.

Nedan följer information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter Erasmusutbytet. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad efter utbytets slut. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Certificate of Attendance

Ett Certificate of Attendance är ett dokument som innehåller information om ditt start- och slutdatum och är underskrivet av dig och din internationella koordinator vid värdlärosätet. Du ansvarar själv för att få dokumentet underskrivet och det är bra att få detta innan avresa. Dokumentmallen finns på Erasmusstudiesidan. Detta dokument ska du ladda upp i MoveON.

Resebevis med hållbara transportmedel

Om du har ansökt om extra medel för gröna transportmedel och/eller extra medel för tågresa ska du ladda upp kvitton i MoveOn i slutet av din blandade mobilitet och skriva en kort rapport. Som bevis på samåkning i bil kan du ladda upp kvitton från biluthyrningen, bensin och vägtullar.

Checklista – före sista utbetalningen

• Skicka in samtliga obligatoriska dokument via MoveOn:
  • ett underskrivet Certificate of Attendance
    
  • ditt Learning Agreement om du gjort några ändringar
    
  • reserapport
  • färdbevis om du beviljats resestipendium