Stipendiehandbok för Erasmusstudier

Inom Erasmusprogrammet har studenter som gör ett utbyte under en eller två terminer möjlighet att erhålla ett Erasmusstipendium. Detta gäller studenter från Uppsala universitet på alla nivåer: kandidatexamen, magister- och doktorander.

Den här handboken syftar till att beskriva hur du söker ett Erasmusstipendium för studier via Enheten för internationell mobilitet och dina skyldigheter som Erasmusstudent. Handboken innehåller några länkar till externa sidor samt hänvisningar till dokument.

Uppsala universitet har många Erasmusavtal med lärosäten i Europa i de 32 så kallade programländerna inom Erasmus. Dessa utbytesavtal gör det möjligt för dig att läsa en till två terminer vid ett partnerlärosäte i Europa som utbytesstudent.

Ansökningstiderna för att ansöka om att åka på ett Erasmusutbyte varierar. Om du är osäker på vilka avtal som finns på din institution eller fakultet kontakta ansvarig studievägledare eller internationell koordinator. Se lista över institutioners och fakulteters utbyten. Enheten för internationell mobilitet administrerar flera avtal som är öppna för Uppsala universitets samtliga studenter oavsett ämne och program.

För att vara berättigad till att söka ett Erasmusstipendium för studier ska du ha beviljats en utbytesplats via Enheten för internationell mobilitet eller din institution/fakultet. Efter att du har beviljats en utbytesplats så får du information om hur du skickar in en Erasmusstipendieansökan. Stipendieansökan innehåller bland annat information om utbytets längd och bankkontouppgifter så att vi kan beräkna och betala ut stipendiet.

Stipendiets omfattning

Stipendienivåerna för ett Erasmusstipendium är baserade på ditt utbytes längd och på om du åker till ett land med högre eller lägre levnadskostnader.

För utbetalningar i SEK: i beräkningen av stipendiet används Europeiska centralbankens växelkurs det datum Uppsala universitet mottog medlen från EU-kommissionen. Därför kan växelkursen som används variera från den faktiska växelkursen då stipendiet betalas ut.

Extra bidrag för studenter med en funktionsnedsättning

Om du har en permanent eller långvarig funktionsnedsättning, inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa, kan du få 250 €/månad. Om du ansöker om extra bidraget ska du ange detta i MoveOn.

70 % av detta extra bidrag betalas ut med den första utbetalningen av ditt Erasmusstipendium. Resterande 30 % betalas ut tillsammans med den andra utbetalningen av Erasmusstipendiet i slutet av ditt utbyte.

Mer information om hur du går tillväga för att söka extra bidrag för studenter med en funktionsnedsättning.

Inkluderingsstöd för faktiska extrakostnader

Utöver det extra bidraget som under rubriken "Extra bidrag för studenter med en funktionsnedsättning" kan du som har en funktionsnedsättning ansöka om finansiellt stöd för faktiska merkostnader som uppkommer i samband med utbytesstudierna, om dessa kostnader överstiger det extra bidrag du blivit beviljat. Det kan handla om kostnader för att ta med hjälpmedel, extra kostnader för särskilt anpassat boende, psykologisk behandling eller ett nödvändigt förberedande besök. För studenter med barn kan det handla om kostnaderna för barnomsorg om dem överstiger beviljade extra medel.

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader måste vara motiverat av studenten och godkännas av Högskolerådet (UHR). Tänk på att kontakta enheten för internationell mobilitet i god tid innan ditt utbyte. Mer information om hur du går tillväga för att söka extramedel.

Extra bidrag för studenter med barn

Om du som student har barn har du rätt till ett extra stipendium på 250 €/månad. Du kan söka stipendiet oavsett hur många barn du har samt om de följer med på utbytet eller inte. Ange det direkt i din ansökan i MoveON och ladda upp familjebevis från Skatteverket som visar att du är vårdnadshavare. Kontakta oss på om du inte har svensk medborgarskap och kan inte ta ut familjebevis.

70 % av detta extra bidrag betalas ut med den första utbetalningen av ditt Erasmusstipendium. Resterande 30 % betalas ut tillsammans med den andra utbetalningen av Erasmusstipendiet i slutet av ditt utbyte.

Extra bidrag för en språkkurs innan studiernas början

Som Erasmusstudent har du möjlighet att få stipendium för att läsa en språkkurs på plats i värdlandet innan studiernas början. Språkkursen kan vara i undervisningsspråket och/eller i värdlandets lokala språk. Vissa värdlärosäten erbjuder en språkkurs innan terminsstart annars kan du själv hitta en lämplig språkkurs på plats i värdlandet. Språkkursen ska vara i nära anslutning till ditt utbyte, du får inte stipendium för eventuell kursavgift eller dagar mellan språkkurs och studiernas början. Språkkursen får inte heller räknas in i minimidagarna för Erasmusstudier. Du anger datum för språkkursen direkt i ansökan, läs mer under avsnittet: Ansökningsguide.

Extra bidrag för tågresa

Enheten för internationell mobilitet utlyser varje termin ett antal resestipendier om 190 EUR (cirka 2000 SEK) vardera för studenter som väljer att ta tåget till och från sin studieort. Vid eventuell konkurrens om medel kommer lottning att ske. De 190 EUR kan användas antingen till att köpa en enkel tågbiljett eller för att delbetala ett tågluffarkort. Om du väljer att tågluffa till din studieort och stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller för en så direkt resa som möjligt. Du anger att du planerar att ta tåget till din studiedestination och därmed ansöker om ett resestipendium direkt i stipendieansökan i MoveON.

Extra bidrag för att resa grönt

Om du väljer att resa hållbart till din slutdestination (tåg, buss och samåkning) får du ett schablonsumma på 50 EUR och upp till 2 dagars extra individuellt stöd att täcka resdagar för en returresa eller 1 dag för en riktning. Dessa dagar kommer att läggas till din totala studieperiod i slutet av ditt utbyte. Observera att minst en väg måste göras på ett hållbart sätt för att du ska vara berättigad till bidraget. Ange direkt i din Erasmusansökan i MoveON att du ska resa grönt och ladda upp kvitton i MoveOn i slutet av ditt utbyte. För att vara berättigad till bidrag för samåknings måste det vara minst två personer i bilen. Som bevis på samåkning kan du ladda upp kvitton från biluthyrningen, bensin, bro och vägtullar. Extra bidrag betalas ut tillsammans med den andra delen av stipendiet på slutet av utbyte.

För att kunna söka Erasmusstipendiet för studier måste följande villkor uppfyllas:

  1. Du måste ha beviljats ett Erasmusutbyte via din institution/fakultet eller vid Enheten för internationell mobilitet vid ett partnerlärosäte i något av de 32 programländerna.
  2. Du är registrerad som heltidsstudent vid Uppsala universitet vid stipendieansökan samt har för avsikt att ta ut examen vid Uppsala universitet.
  3. För doktorander som vill åka på Erasmusstudier och bedriva forskning gäller det att forskningen ingår i doktorandutbildningen.
  4. Du måste studera utomlands på heltid i minst 2 månader (60 dagar) och max 12 månader (360 dagar), som är minimitiden respektive maximitiden för Erasmusstudier. Enligt regelverket räknas en månad som 30 dagar, vilket gör att en student kan få stipendium för max 360 dagar.
  5. Student mobilitet kan vara en studieperiod kombinerad med en kort praktikperiod (på mindre än 2 månader) och i så fall betraktas som en övergripande studieperiod.
  6. Du ska ha Erasmus-dagar kvar. Du får åka som Erasmuspraktikant och/eller student i max 12 månader inom varje utbildningsnivå (kandidat-, avancerad och doktorandnivå). För dig som har varit på Erasmusutbyte eller Erasmuspraktik tidigare, även genom andra lärosäten i Sverige eller i utlandet, räknas även den perioden in i de 12 månaderna. Studenter som läser långa utbildningar utan nivåindelning, som till exempel läkarprogrammet, tillåts åka som Erasmusstudent och/eller praktikant totalt 24 månader under hela utbildningen.
  7. Du innehar inte något annat stipendium finansierat av EU under samma tidsperiod.

Ansökningsomgångar

Ansökan för Erasmusstipendiet för studier är öppen två gånger om året:

  • 1-15 november (för studier som påbörjas på våren)
  • 1-15 maj (för studier som påbörjas på hösten).

Här ansöker du

Ansökningsformuläret publiceras vid respektive ansökningsomgångs startdatum, länken till MoveON finns på Erasmusstudiewebben.

Två olika ansökningsblanketter

Det finns två olika ansökningsblanketter i MoveON:

  • en för dig som redan ansökt om och beviljats din utbytesplats i MoveON.
  • en för dig som ansökt om och beviljats din utbytesplats på annat sätt.

I informationen som skickas ut inför stipendieansökan kommer du att få information om vilket formulär du ska använda.

Punkten markerad med * i listan under rubriken "Ansökan består av följande delar" nedan är bara till för dig som inte sökt ditt utbyte i MoveON.

Ansökan består av följande delar:

  • Personlig information med bankuppgifter till dig: Här anger du kontonummer (inkl. ev. clearingnummer), bankens namn, land, IBAN, BIC/SWIFT och namn på kontoinnehavare. Vänligen notera att vi endast kan göra stipendieutbetalningar till ett bankkonto som du står som kontoinnehavare för. Var mycket noggrann när du anger dina bankkontouppgifter, notera att eventuella felaktigheter medför att utbetalningen av stipendiet fördröjs.
  • *Nödkontakt som kan vara en nära anhörig/vän: Du ansvarar för att du har informerat personen i fråga att denne kommer att kontaktas i en eventuell nödsituation, då vi inte når dig.
  • Din utbildningsbakgrund: Här anger du bland annat om du har mottagit Erasmusstipendium för studier och/eller praktik innan och under vilken utbildningsnivå. (Det gäller även eventuellt Erasmusstipendium som du har fått från annan högskola/universitet).
  • Ditt utbyte: Här anger du information om utbytets längd, var noggrann med att ange så korrekta datum som möjligt, vi kommer att basera stipendieuträkningen på dessa datum. Här anger du även om du ska läsa en språkkurs på plats i värdlandet innan studierna börjar, om du har medföljande barn och om du ansöker om ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination.
  • Samtycke: Här ger du ditt samtycke till hur vi behandlar dina personuppgifter.

Efter ansökan stängt

Efter ansökan har stängt handläggs alla ansökningar. Det finns ytterligare några moment som du är skyldig att göra för att få din första stipendieutbetalning.

Språktest och online-språkkurs

  • Alla studenter som åker på Erasmusutbyte i 14 dagar eller mer måste göra ett diagnostiskt språktest. Studenterna testas i det språk som ska vara det huvudsakliga undervisningsspråket i enlighet med Grant Agrement. Om du inte genomför språktestet före utbytet är du inte berättigad till ett Erasmusstipendium. Att ta ett andra test i slutet av utbytet är valfritt.
  • En länk till språktestet skickas till dig efter att vi mottagit din stipendieansökan
  • Studenterna testas i det språk som ska vara det huvudsakliga undervisningsspråket. Avsikten med testerna är att bedöma studenternas språknivå och hur den förbättras under utbytet.
  • Resultatet av testet kommer inte att påverka ditt stipendium på något sätt. Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå.
  • Inom den nya OLS-plattformen har du också tillgång till en rad interaktiva och engagerande språkinlärningsaktiviteter och kurser som kan hjälpa dig att lära sig ett nytt språk eller utveckla ett språk du redan har studerat.
  • Om undervisningsspråket är ditt modersmål behöver du inte göra något språktest. Vill du däremot göra en online språkkurs i ett annat språk, till exempel i ett lokalt språk, kontakta erasmus@uu.se så skickar vi ut en länk till ett språktest. När du gjort språktestet kan du välja vilken kurs du vill genomföra.

Grant Agreement, GA

När vi handlagt din ansökan kommer ett Grant Agreement skickas ut till dig där den totala stipendiesumman framgår. Detta Grant Agreement ska du läsa igenom, skriva under och ladda upp i MoveON. Om start- och/eller slutdatum som du angivit i ansökan har ändrats så har du möjlighet att ändra dessa i MoveON i samband med att du laddar upp ditt Grant Agreement. Ditt stipendium kommer sedan att räknas om baserat på de nya datumen, vänligen notera att stipendiesumman i ditt Grant Agreement i dessa fall inte längre är giltig.

Travel Grant Agreement, TGA

Du som tilldelas ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination kommer att få ett så kallat Travel Grant Agreement som du måste skriva under och ladda upp i MoveON tillsammans med ditt Grant Agreement. Resestipendiet betalas ut i sin helhet tillsammans med utbetalningen av ditt Erasmusstipendium.

Learning Agreement

Du är skyldig att ha upprättat ett Learning Agreement innan utresa/i samband med terminsstart. I ditt Learning Agreement framgår vilka kurser du ska läsa vid värdlärosätet. För att ditt Learning Agreement ska vara komplett ska det vara underskrivet av dig, din internationella koordinator vid Uppsala universitet och vid värdlärosätet.

Erasmusprogrammet kommer att bli digitalt, läsåret 21/22 är en övergångsperiod. Studenter kommer att få information om de ska upprätta ett digitalt Learning Agreement eller om det är pappersversionen som ska användas. Ett Learning Agreement ska vara upprättat senast en månad efter terminsstart.

Studenter med barn

Om du har angett i din ansökan att du har barn, har du rätt till ett extra stipendium på 250 €/månad.

Ange det direkt i din ansökan i MoveON och ladda upp familjebevis från Skatteverket som visar att du är vårdnadshavare.Familjebeviset måste innehålla ditt och ditt barns namn samt er relation till varandra. Om du inte är svensk medborgare och inte kan få familjebeviset, kontakta oss på erasmus@uu.se.

Studenter med funktionsnedsättning

Om du har en permanent eller långvarig funktionsnedsättning, inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa, kan du få 250 €/månad. Ange detta direkt i din ansökan i MoveON. Du intygar behov av stöd med intyg om riktat pedagogiskt stöd. Intyget ska komma antingen från samordnarna för riktat pedagogiskt stöd vid Uppsala universitet eller från din läkare, psykolog eller dylikt. I intyget ska ditt namn framgå. Du ska skicka ditt intyg till vår adress:

Uppsala universitet/Uppsala University
Erasmus Stipendier
Box 256
751 05 UPPSALA 

Sådana intyg anses vara känslig information och kommer att hanteras i enlighet med detta.

Inga kvitton behöver skickas in.

OBS! Om du kontaktar oss via mejl (erasmus@uu.se) bör du utelämna all information som kan anses vara känslig i ditt ärende.

Inkluderingsstöd för faktiska extrakostnader

Utöver de extra bidragen för studenter med barn och/eller en funktionsnedsättning kan du som har en funktionsnedsättning eller har barn ansöka om finansiellt stöd för extrakostnader som uppkommer i samband med utbytesstudierna. Merkostnaderna kan vara för till exempel att ta med hjälpmedel, extra kostnader för särskilt anpassat boende, psykologisk behandling eller ett nödvändigt förberedande besök. För studenter med barn kan det handla om kostnaderna för barnomsorg.

OBS! Om extrakostnaderna inte överstiger det extra bidraget du redan blivit beviljad är du inte behörig att ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader.

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader måste vara motiverat av studenten och godkännas av Högskolerådet (UHR). Tänk på att kontakta enheten för internationell mobilitet i god tid innan ditt utbyte, så att din ansökan hinner gå igenom. Mer information om hur du går tillväga för att söka inkluderingsstöd.

Tveka inte att kontakta Erasmus-teamet på erasmus@uu.se om du har frågor extra stöd. Utelämna all information som kan anses vara känslig i ditt ärende om du kontaktar oss via e-post.

Utbetalningar

För studenter som åker på utbyte under en termin betalas stipendiet ut i två omgångar.

  • 70 % av stipendiet betalas i samband med studiestart
  • 30 % av stipendiet betalas ut efter du avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad

För studenter som åker på utbyte under helår (två terminer) betalas stipendiet ut i tre omgångar.

  • 35 % av stipendiet betalas i samband med studiestart
  • 35 % av stipendiet betalas i samband med att termin två startar 30 % av stipendiet betalas ut efter att du har avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad

Checklista – Innan första stipendieutbetalningen

  • Lämna in en fullständig stipendieansökan i MoveON
  • Gör ditt första språktest
  • skriv under och ladda upp ditt Grant Agreement i MoveON
  • För dig som tilldelats ett resestipendium: skriv under och ladda upp ditt Travel Grant Agreement i MoveON.
  • För studenter med funktionsnedsättning: du har lämnat in en särskild ansökan för extramedel som har godkänts av UHR
  • För studenter med funktionsnedsättning: du har lämnat in ett intyg från samordnare för pedagogiskt stöd, läkare, psykolog etc. för extra bidrag eller en särskild ansökan för extramedel som har godkänts av UHR
  • För studenter med barn: du har laddat upp familjebevis i MoveOn för extra bidrag eller en särskild ansökan för extramedel som har godkänts av UHR

Kontaktuppgifter

Du kommer i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela utbytet och minst tre månader efter avslutat Erasmusutbyte. Se därför till att alltid meddela oss på erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress. Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamna där.

Vid förändringar avseende studiernas längd, innehåll etc.

Du måste omedelbart meddela din internationella koordinator och Erasmus-teamet vid Enheten för internationell mobilitet om förändringar, såsom avhopp eller förkortning av studieperiod. Om du förkortar ditt utbyte kan du komma att få betala tillbaka hela eller delar av ditt stipendium. Om din internationella koordinator vid Uppsala universitet och värdlärosätet godkänner att du förlänger din studieperiod kan du få Erasmusstipendium för denna period givet att du har Erasmusdagar kvar. Kontakta Erasmus-teamet för att få mer information om vad du behöver göra och när utbetalningen kommer att ske.

Om något inträffar under dina Erasmusstudier som gör att kurser ändras ska du ange det i ditt Learning Agreement. Fyll i Table C: Exceptional changes to study programme abroad or additional components in case of extension of stay abroad.

Försäkring

Du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela utbytet samt två veckor innan och två veckor efter utbytet. För mer information om hur du gör en skadeanmälan se Kammarkollegiets information om Student UT. För assistans dygnet runt vid akutsituationer som inte kan vänta till Kammarkollegiets växel är öppen: kontakta Falck Global Assistance på +46 8-587 717 49.

Om du beviljats ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination och planerar att stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller för en så direkt resa som möjligt.

För dig som är EU/EES medborgare och ska göra ett utbyte i ett EU/EES ska du beställa ett så kallat EU-försäkringskort innan utresa, som ger dig rätt till nödvändig sjukvård i EU/EES-länder. I Sverige beställs detta via Försäkringskassan.

Nedan följer information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter Erasmusutbytet. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad efter utbytets slut, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Erasmus Participant Survey, EPS

Erasmus Participant Survey, EPS, är en obligatorisk enkät som automatiskt mejlas till dig efter din sista studiedag. Vänligen kontrollera skräpposten innan du kontaktar erasmus@uu.se om du inte mottagit någon EPS.

Ett andra språktest

Efter ditt utbyte kan du utvärdera hur dina språkkunskaper har förbättrats genom att genomföra det andra språktestet. Vi uppmuntrar dig att ta det andra testet, men att ta det andra test i slutet av utbytet är inte obligatoriskt.

Certificate of Attendance

Ett Certificate of Attendance är ett dokument som innehåller information om ditt start- och slutdatum och är underskrivet av dig och din internationella koordinator vid värdlärosätet. Om du har gått en språkkurs vid värdlärosätet noterar du även dessa datum i ditt Certificate of Attendance. Du ansvarar själv för att få dokumentet underskrivet och det är bra att få detta innan avresa. Dokumentmallen finns på Erasmusstudiesidan. Detta dokument ska du ladda upp i MoveON. Om du inte kan få ett Certificate of Attendance underskrivet av värdlärosätet kan du istället ladda upp ett Transcript of Records så länge som ditt start- och slutdatum framgår av detta.

Ladda upp obligatoriska dokument i MoveON

Ladda upp Certificate of Attendance alternativt ett Transcript of Records (innehållande start- och slutdatum) och ditt kompletta Learning Agreement om du gjort ändringar, direkt i MoveON. Om du har gått en språkkurs innan terminsstart och denna anordnades av annan organisation än värdlärosätet laddar du upp ett intyg som styrker att du deltagit i språkkursen. Om du beviljats tågstipendium skriver du en kort reseberättelse och laddar upp färdbevis/kvitton.

Om din faktiska studieperiod är annorlunda än den du angivit i din stipendieansökan kommer ditt stipendium att räknas om. Om den faktiska studieperioden är kortare än vad som framgick av ansökan kommer skillnaden att dras av från den slutliga betalningen om 30 %. Om den faktiska studieperioden är längre än vad som framgick av ansökan, kommer du att i den sista utbetalningen att få 30 % samt dessutom 100 % för de nya dagarna.

Sista utbetalningen

 Din sista utbetalning förbereds när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Vänligen notera att utbetalningar ofta dröjer eftersom att efter du gjort samtliga obligatoriska moment, måste Enheten för internationell mobilitet kontrollera dessa samt förbereda utbetalningen. Du kan därför räkna med att det tar 1–2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om du har förkortat ditt utbyte kommer ditt stipendium att räknas om (detta gäller även eventuella lediga dagar under ditt utbyte). Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning. Räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.

Checklista – före sista utbetalningen

  • fyll i enkäten Erasmus Participant Survey
  • gör ditt andra språktest (valfritt)
  • via MoveON, skicka in samtliga obligatoriska dokument:
    • ett underskrivet Certificate of Attendance alternativt ditt Transcript of Records
    • ditt Learning Agreement om du gjort några ändringar
    • intyg från språkkurs om du har gått en sådan
    • reserapport
    • färdbevis om du beviljats resestipendium

FÖLJ UPPSALA UNIVERSITET PÅ

facebook
instagram
twitter
youtube
linkedin
rss
weibo