Erasmuspraktik stipendiehandbok del 2

Den här handboken syftar till att vägleda dig som blivit beviljad ett Erasmusstipendium för praktik. Här finns en del obligatoriska moment men du hittar också en del goda råd och tips.

Handboken hänvisar till ett antal dokument. Dessa dokument hittar du på Erasmuspraktikwebben.

Språktest (obligatoriskt)

Alla studenter som åker på praktik inom Erasmusprogrammet måste göra två språktester, ett före praktiken och ett efter. Får du den högsta nivån, C2, på ditt första språktest så skickas inget andra språktest ut. Testerna görs online och är en obligatorisk del av praktiken. Om du inte genomför språktestet före praktiken är du inte berättigad till ett Erasmusstipendium.

Studenterna testas i det språk som ska vara det huvudsakliga språket på praktikplatsen. Avsikten med testerna är att bedöma studenternas språknivå och hur den förbättras under praktiken. Det är Enheten för internationell mobilitet som delar ut licensen till språktestet och den skickas ut till dig när din ansökan har handlagts.

Det finns möjlighet för studenter att delta i en online språkkurs. Kursen är frivillig och man anger själv i systemet om man vill genomföra en kurs och i vilket språk. Du kan alltså välja att göra en online språkkurs i ett lokalt språk även om det inte är det huvudsakliga arbetsspråket på praktikplatsen. Det utgår inget extra stipendium för språkkursen men det är ett utmärkt sätt att förbättra sina språkkunskaper.

Om huvudspråket under din praktik är ditt modersmål behöver du inte göra något språktest. Vill du däremot göra en online språkkurs i ett annat språk, till exempel i ett lokalt språk, kontakta erasmus@uu.se så skickar vi ut en länk till ett språktest. När du gjort språktestet kan du välja vilken kurs du vill genomföra.

Grant Agreement (obligatoriskt)

När ditt beviljande skickas ut kommer du att få ett så kallat Grant Agreement att skriva under. Grant Agreement reglerar dina skyldigheter i relation till stipendiet och definierar även vilken stipendiesumma du har blivit beviljad. Läs igenom avtalet noga, skriv under, och ladda sedan upp det i hänvisat formulär i MoveON.

Utbetalningar

För praktikperioder på 60 - 240 dagar betalas stipendiet ut i två omgångar.

  • 70 % av stipendiet betalas ut tidigast 30 dagar innan praktiken börjar.*
  • 30 % av stipendiet betalas ut efter din praktik när all slutdokumentation är inlämnad.

För praktikperioder på mer än 240 dagar betalas stipendiet ut i tre omgångar.

  • 35 % av stipendiet betalas ut tidigast 30 dagar innan praktiken börjar.*
  • 35 % av stipendiet betalas efter att hälften av praktikperioden är avklarad.
  • 30 % av stipendiet betalas ut efter din praktik när all slutdokumentation är inlämnad.

*Vänligen observera att utbetalningar inte kan göras i förskott på grund av Covid-19. Alla praktikanter får den första utbetalningen kort efter praktikens startdatum.

Försäkring

Samtliga praktikanter är försäkrade genom Kammarkollegiets Student-UT. Se till att läsa igenom villkoren för försäkringen innan utresa och se även över andra eventuella försäkringar (t.ex. hemförsäkring) som kan gälla när du är utomlands.

Ska du göra praktik i ett EU/EES land och är EU/EES medborgare? Se till att beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort innan utresa som du har med dig. I Sverige beställs detta via Försäkringskassan. På Försäkringskassans webb kan du också se i vilka situationer och länder kortet är giltigt.

Förbered dig

Enheten för internationell mobilitet brukar ordna så kallade pre-departure möten för utresande praktikanter inför utresa. Dessa möten är till för att informera om vad du behöver göra för stipendiet men även ta upp andra råd och rekommendationer för att din vistelse ska bli så lyckad som möjligt. Det är också ett utmärkt tillfälle för dig att komma i kontakt med andra utresande praktikanter från Uppsala universitet, kanske är det någon som ska till samma stad/land som du.

Förbered dig genom att läsa på om värdlandet och organisationen där du ska göra praktik. Information om landet du ska till kan du t.ex. få genom GoinGlobal.

Det är inte ovanligt att praktikanter förväntas ordna boende på egen hand. Det kan därför vara bra att fråga kontaktpersonen vid värdorganisationen redan i ett tidigt skede om detta och/eller om värdorganisationen har några tips vad gäller boende. Det kan också vara bra att kolla upp om det t.ex. finns någon förväntad klädkod på värdorganisationen.

Beroende på din nationalitet, det landet där du ska göra praktik och vistelsens längd kan det krävas att du söker ett uppehållstillstånd eller ett visum. Kontrollera därför noggrant vad som gäller i just ditt fall. I vissa fall behöver du kunna uppvisa att du har beviljats Erasmuspraktik för att söka visum. Tänk då på att ansöka om Erasmuspraktikstipendiet i god tid.

Checklista innan Erasmuspraktik

  • Gjort första språktestet (obligatoriskt)
  • Skrivit under och laddat upp Grant Agreement (obligatoriskt)
  • ​Sett över försäkringsskyddet
  • Vid praktik i ett EU/EES land: europeiskt sjukförsäkringskort beställt
  • Andra förberedelser såsom deltagit i pre-departure möte, läst på om värdlandet och organisationen, ordnat boende.

Här finner du information om vad som gäller under praktiken.

Kontaktuppgifter (obligatoriskt)

Du kommer att i huvudsak ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela praktikperioden och minst tre månader efter avslutad praktik. Se därför till att alltid meddela erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress. Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamnar där.

Om du får information från Uppsala universitets IT-avdelning om att ditt studentkonto och din studentmejl kommer att inaktiveras under pågående praktik, vänligen mejla erasmus@uu.se så hjälper vi dig att förlänga den aktiva perioden. Detta för att du behöver ditt studentkonto för att kunna lämna in din slutdokumentation i MoveON efter utbytet.

Ändringar av praktiken (obligatoriskt)

Om något inträffar under praktiken som gör att praktikperioden eller inriktningen ändras måste du meddela oss genom att ladda upp ett Changes to Learning Agreement i MoveON. Samma sak gäller om ditt slutdatum ändras. Meddela alltid erasmus@uu.se när du laddat upp dokumentet.

Om du har förkortat din praktik kommer ditt stipendium att räknas om. Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning, men räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.

Om du har förlänger din praktik kommer ditt stipendium att räknas om och dessa medel kommer i första hand att betalas ut tillsammans med din sista utbetalning. I vissa undantagsfall om det handlar om en avsevärd förlängning kan en extra utbetalning göras under praktiken.

Dokumentmallen för ändringar av praktiken hittar du på Erasmuspraktikwebben.

Språktest (obligatoriskt)

Om du ändrar längden på din praktik ansvarar du själv för att gå in i språktestsystemet och uppdatera datumen. Likaså gäller vid byte av e-postadress under praktikperioden.

Traineeship Certificate (obligatoriskt)

Du ansvarar för att handledaren får mallen för praktikintyget, kallat Traineeship Certificate, se till att ge handledaren detta dokument så tidigt som möjligt. Ett Traineeship Certificate är ett intyg som din värdorganisation/handledare skriver under och där din insats under praktiken utvärderas. Detta intyg kan vara värdefullt/användbart i ditt framtida jobbsökande/akademiska karriär. I ditt Learning Agreement for Traineeship som du laddade upp i ansökan så står det inom hur många veckor efter praktikens avslut handledaren måste förse dig med detta, maximalt 5 veckor. Det kan vara bra att se till att handledaren förbereder detta när du fortfarande är på plats om handledaren skulle ha frågor. Om det är möjligt är det bra om du kan få med dig intyget redan vid praktikens slutförande.

Dokumentmallen för Traineeship Certificate hittar du på Erasmuspraktikwebben.

Försäkring

Om olyckan skulle vara framme så är det bra att känna till att du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela praktikperioden samt två veckor innan och två veckor efter praktiken. För mer information om hur du gör en skadeanmälan se Kammarkollegiets information om Student UT. För assistans dygnet runt vid akutsituationer som inte kan vänta till Kammarkollegiets växel är öppen: kontakta Falck Global Assistance på +46 8-587 717 49.

För EU/EES medborgare i EU/EES länder så används det europeiska sjukförsäkringskortet vid kontakt med sjukvård, detta ger dig rätt till sjukvård på samma villkor som värdlandets invånare.

Tvister på praktikplatsen

Tyvärr händer det att tvister och konflikter uppstår på praktikplatsen, att praktikanter upplever att målen och förväntningarna inte infrias. Som praktikant rekommenderas du att ha en dialog med din handledare/kontaktperson om du upplever problem, det kan också vara bra att ta fram det Learning Agreement for Traineeship som du och värdorganisationen skrivit under innan praktiken.

Har du tankar om att avbryta din praktik i förtid kontakta erasmus@uu.se (se även ändringar av praktiken).

Ledighet under praktik

Generellt sett så är du inte berättigad till stipendium för eventuella dagar som värdorganisationen ger dig ledigt under din praktik. Undantaget är för röda dagar och helgdagar och om värdorganisationen stänger ner hela verksamheten under en tid, då har du fortfarande rätt att behålla ditt stipendium. Eventuella lediga dagar rapporterar du in i MoveON i rapportformuläret i samband med att du laddar upp ditt Traineeship Certificate efter praktiken.

Praktikdagbok

Under praktiken kan det vara bra att föra någon form av dagbok där du skriver ner de utmaningar och nya situationer du ställs inför och vad du lärt dig av dem och vilka färdigheter, kunskaper, kompetenser och förmågor du utvecklat. I din framtida karriär kan du använda dig av dessa t.ex. när du söker jobb.

Checklista under Erasmuspraktik

  • Eventuell ändrad e-post anmäld till erasmus@uu.se (obligatoriskt).
  • ​Eventuella ändringar är anmälda via formuläret Changes to Learning Agreement (obligatoriskt)
  • Uppdaterat i språktestsystemet om eventuella ändringar med avseende praktikens längd och/eller e-post adress har gjorts (obligatoriskt)
  • Handledare har fått mallen för traineeship certificate (obligatoriskt)
  • För praktik i EU/EES länder för EU/EES medborgare: det europeiska sjukförsäkringskortet har använts vid kontakt med sjukvård.
  • Kammarkollegiet kontaktats vid ev. skadeanmälningar alt. Falck Global Assistance vid akuta situationer
  • Vid eventuell tvist – ha dialog med värdorganisationen, utgå från innehållet i Learning Agreement
  • Karriärdagbok upprättad

Här finner du information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter praktiken. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad från praktikens slutdatum, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen till dig kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Traineeship Certificate (obligatoriskt)

Värdorganisationen/din handledare ska fylla i och skriva under ett intyg, ett så kallat Traineeship Certificate, där din insats under din praktik utvärderas. Detta intyg kan vara värdefullt/användbart i ditt framtida jobbsökande/akademiska karriär. I ditt Learning Agreement for Traineeship som du laddade upp i ansökan så står det inom hur många veckor efter praktikens avslut handledaren måste förse dig med detta, maximalt 5 veckor. Du ansvarar för att handledaren får mallen för Traineeship Certificate.

Dokumentmallen för Traineeship Certificate hittar du på Erasmuspraktikwebben.

Praktikrapport (obligatoriskt)

Praktikrapporten är en möjlighet för dig att reflektera över att de mål och förväntningar du hade med din praktik infriades. Se därför till att ha ditt Learning Agreement och ditt Academic Purpose Statement, APS (som du skrev direkt i ansökan i MoveON), nära tillhands. Din upplevelse och erfarenhet är också viktig så att Uppsala universitet kan förbättra stöd och service för utresande praktikanter samt för att marknadsföra Erasmuspraktik för studenter i framtiden. Innan du skriver din praktikrapport kan du förbereda dig genom att läsa igenom och fundera över frågorna för praktikrapporten, dessa hittar du under dokumentsamlingen på Erasmuspraktikwebben.

Praktikrapporten skrivs direkt i MoveON där du även laddar upp ditt underskrivna Traineeship Certificate. I MoveON anger du också om du har haft ledigt under praktiken, dessa dagar kommer att räknas bort från ditt stipendium. Du behöver även ladda upp ett intyg om du har gått en språkkurs på plats i värdlandet innan praktikens början.

Erasmus Participant Survey (obligatoriskt)

Efter avslutad praktik så kommer en enkät, Erasmus Participant Survey, att skickas till din e-post (som du angav i ansökan, om du inte meddelat oss att du bytt e-post under praktiken). Detta är EU-kommissionens enkät och skickas automatiskt ut från EU:s rapporteringssystem vilket innebär att den ibland hamnar i skräpposten, om du inte fått enkäten titta därför i skräppostmappen innan du kontaktar erasmus@uu.se.

Språktest nummer två (obligatoriskt)

Efter avslutad praktik kommer språktest nummer två att skickas ut till den e-postadress du angav i systemet när du gjorde språktest ett (om du inte själv ändrat). Detta språktest är obligatoriskt med undantag om arbetsspråket på din praktikplats var ditt modersmål eller att du fick C2 på ditt första språktest. I dessa två fall kommer inget andra språktest att skickas ut till dig och du kan då bortse från detta. Om du däremot måste göra språktest nummer två men inte fått språktestet till din e-post – kolla skräppostmappen innan du kontaktar erasmus@uu.se.

Sista utbetalningen

Din sista utbetalning förbereds när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Vänligen notera att utbetalningar ofta dröjer eftersom att efter du gjort samtliga obligatoriska moment, måste Enheten för internationell mobilitet kontrollera dessa samt förbereda utbetalningen. Du kan därför räkna med att det tar 1-2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om du har förkortat din praktik kommer ditt stipendium att räknas om (detta gäller även eventuella lediga dagar under praktiken). Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning, men räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.

Karriärstöd

Är du i slutet av din utbildning och behöver hjälp och stöd för att sätta ord på dina erfarenheter som du fått under praktiken? Du som uppsalastudent erbjuds vägledningssamtal, CV-handledning, feedback på anställningsbrev och en mängd karriäraktiviteter av UU Karriär.

Erasmuspraktik som not i Diploma Supplement

Om du önskar få din Erasmuspraktik som en not i Diploma Supplement så ska du ange detta i samband med att du ansöker om examen vid UU. Du behöver också bifoga ditt Learning Agreement for Traineeship samt ditt Traineeship Certificate med din ansökan om examen. Information kring hur du ansöker om examen.

Checklista efter Erasmuspraktik

  • Handledare har fyllt i och skrivit under traineeship certificate (obligatoriskt)
  • Praktikrapport skriven, eventuella lediga dagar angivna, traineeship certificate och eventuellt språkkursintyg är uppladdade i MoveON (obligatoriskt)
  • Erasmus Participant Survey är ifylld (obligatoriskt)
  • Andra språktest genomfört (obligatoriskt)
  • Kontaktat UU Karriär för karriärstöd

Senast uppdaterad: