Stipendiehandbok för Erasmusstudier

Den här handboken syftar till att beskriva hur du söker ett Erasmusstipendium för studier via Enheten för internationell mobilitet och dina skyldigheter som Erasmusstudent. Handboken innehåller några länkar till externa sidor samt hänvisningar till dokument.

Vad är ett Erasmusutbyte och vem kan söka Erasmusstipendiet för studier?

Uppsala universitet har många Erasmusavtal med lärosäten i Europa i de 33 så kallade programländerna inom Erasmus. Dessa utbytesavtal gör det möjligt för dig att läsa en till två terminer vid ett partnerlärosäte i Europa som utbytesstudent. Ansökningstiderna för att ansöka om att åka på ett Erasmusutbyte varierar. Om du är osäker på vilka avtal som finns på din institution eller fakultet kontakta ansvarig studievägledare eller internationell koordinator. Vi har även samlat länkar till sidor med information om institutioner och fakulteters utbyten. Enheten för internationell mobilitet administrerar flera avtal som är öppna för UU:s samtliga studenter oavsett ämne och program.

För att vara berättigad till att söka ett Erasmusstipendium för studier ska du ha beviljats en utbytesplats via Enheten för internationell mobilitet eller din institution/fakultet. Efter att du har beviljats en utbytesplats så får du information om hur du skickar in en Erasmusstipendieansökan. Stipendieansökan innehåller bland annat information om utbytets längd och bankkontouppgifter så att vi kan beräkna och betala ut stipendiet.

Ett Erasmusstipendium är baserat på utbytets längd och varierar beroende på om du åker till ett land med högre eller lägre levnadskostnader. För aktuella stipendienivåer se Erasmusstudiewebben. För utbetalningar i SEK: i beräkningen av stipendiet används Europeiska centralbankens växelkurs det datum Uppsala universitet mottog medlen från EU-kommissionen och därför kan växelkursen som används variera från den faktiska växelkursen då stipendiet betalas ut.

Extramedel för studenter med funktionsnedsättningar

Du som har en funktionsnedsättning kan ansöka om finansiellt stöd för merkostnader som uppkommer i samband med utbytesstudierna. Det kan t.ex. handla om kostnader för att ta med hjälpmedel, extra kostnader för särskilt anpassat boende, psykologisk behandling eller ett nödvändigt förberedande besök. Pedagogiskt stöd som värdlärosätet erbjuder utan kostnad kan du inte söka medel för. Tänk på att kontakta enheten för internationell mobilitet i god tid innan ditt utbyte. Mer information om hur du går tillväga för att söka extramedel.

Om detta är aktuellt gör Uppsala universitet en ansökan till Universitets- och högskolerådet, UHR, och desto tidigare du påbörjar denna process desto tidigare kommer du att få ett beslut från UHR. Ambitionen är att kunna betala ut dessa medel senast i samband med den första stipendieutbetalningen. 

Extramedel för studenter med barn

Du som tar med ett eller flera medföljande barn på ditt Erasmusutbyte får ett särskilt tillägg om 200 EUR per månad. Ange detta i stipendieansökan i MoveON och ladda upp ett personbevis eller liknande som styrker att du sammanbor med barnen vid ansökningstillfället.

Språkkurs innan studiernas början

Som Erasmusstudent har du möjlighet att få stipendium för att läsa en språkkurs på plats i värdlandet innan studiernas början. Språkkursen kan vara i undervisningsspråket och/eller i värdlandets lokala språk. Vissa värdlärosäten erbjuder en språkkurs innan terminsstart annars kan du själv hitta en lämplig språkkurs på plats i värdlandet. Språkkursen ska vara i nära anslutning till ditt utbyte, du får inte stipendium för eventuell kursavgift eller dagar mellan språkkurs och studiernas början. Språkkursen får inte heller räknas in i minimidagarna för Erasmusstudier. Du anger datum för språkkursen direkt i ansökan, läs mer under avsnittet: Ansökningsguide.

Ta tåget till din studieort

Enheten för internationell mobilitet utlyser varje termin ett antal resestipendier om 190 EUR (cirka 2000 SEK) vardera för studenter som väljer att ta tåget till sin studieort. Vid eventuell konkurrens om medel kommer lottning att ske. De 190 EUR kan användas antingen till att köpa en enkel tågbiljett eller för att delbetala ett tågluffarkort. Om du väljer att tågluffa till din studieort och stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller för en så direkt resa som möjligt. Du anger att du planerar att ta tåget till din studiedestination och därmed ansöker om ett resestipendium direkt i stipendieansökan i MoveON.

För att kunna söka stipendiet måste följande saker uppfyllas:

  • Du måste ha beviljats ett Erasmusutbyte via din institution/fakultet eller vid Enheten för internationell mobilitet vid ett partnerlärosäte i något av de 33 programländerna.
  • Du är registrerad som heltidsstudent vid Uppsala universitet vid stipendieansökan samt har för avsikt att ta ut examen vid Uppsala universitet.
  • Du har klarat minst 60 hp, vissa institutioner kräver mer, vid avresa. För doktorander som vill åka på Erasmusstudier och bedriva forskning gäller det att forskningen ingår i doktorandutbildningen.
  • Du måste studera utomlands på heltid i minst 3 månader (90 dagar) och max 12 månader (360 dagar), som är minimitiden respektive maximitiden för Erasmusstudier. Undantagsvis godkänns kortare perioder om den officiella terminslängden vid värdlärosätet är kortare än 90 dagar. Enligt regelverket räknas en månad som 30 dagar, vilket gör att en student kan få stipendium för max 360 dagar.
  • Du ska ha Erasmusdagar kvar. Du får åka som Erasmuspraktikant och/eller student i max 12 månader inom varje utbildningsnivå (kandidat-, avancerad och doktorandnivå). För dig som har varit på Erasmusutbyte eller Erasmuspraktik tidigare, även genom andra lärosäten i Sverige eller i utlandet, räknas även den perioden in i de 12 månaderna. Studenter som läser långa utbildningar utan nivåindelning, som till exempel läkarprogrammet, tillåts åka som Erasmusstudent och/eller praktikant totalt 24 månader under hela utbildningen.
  • Du innehar inte något annat stipendium finansierat av EU under samma tidsperiod.

Ansökan för Erasmusstipendiet för studier är öppen två gånger om året:1-15 november (för studier som påbörjas på våren) och 1-15 maj (för studier som påbörjas på hösten). Ansökningsformuläret publiceras vid respektive ansökningsomgångs startdatum, länken till MoveON finns på Erasmusstudiewebben.

Det finns två olika ansökningsblanketter i MoveON: en för dig som redan ansökt om och beviljats din utbytesplats i MoveON och en för dig som ansökt om och beviljats din utbytesplats på annat sätt.

Punkten markerat med * nedan är bara till för dig som inte sökt ditt utbyte i MoveON. I informationen som skickas ut inför stipendieansökan kommer du att få information om vilket formulär du ska använda.

Ansökan består av följande delar:

  • Personlig information med bankuppgifter till dig: Här anger du kontonummer (inkl. ev. clearingnummer), bankens namn, land, IBAN, BIC/SWIFT och namn på kontoinnehavare. Vänligen notera att vi endast kan göra stipendieutbetalningar till ett bankkonto som du står som kontoinnehavare för. Var mycket noggrann när du anger dina bankkontouppgifter, notera att eventuella felaktigheter medför att utbetalningen av stipendiet fördröjs.
  • *Nödkontakt som kan vara en nära anhörig/vän: Du ansvarar för att du har informerat personen i fråga att i en eventuell nödsituation då vi inte når dig så kommer denne att kontaktas.
  • Din utbildningsbakgrund: Här anger du bland annat om du har mottagit Erasmusstipendium för studier och/eller praktik innan och under vilken utbildningsnivå (gäller även ev. Erasmusstipendium som du fått från annan högskola/universitet).
  • Ditt utbyte: Här anger du information om utbytets längd, var noggrann med att ange så korrekta datum som möjligt, vi kommer att basera stipendieuträkningen på dessa datum. Här anger du även om du ska läsa en språkkurs på plats i värdlandet innan studierna börjar, om du har medföljande barn och om du ansöker om ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination.
  • Samtycke: Här ger du ditt samtycke till hur vi behandlar dina personuppgifter.

Efter ansökan stängt

Efter ansökan har stängt handläggs alla ansökningar. Det finns ytterligare några moment som du är skyldig att göra för att få din första stipendieutbetalning.

Språktest och online språkkurs

En länk till språktestet skickas till dig efter att vi mottagit din stipendieansökan. Alla studenter som åker på Erasmusutbyte måste göra två språktester, ett före utbytet och ett efter. Får du den högsta nivån, C2, på ditt första språktest så skickas inget andra språktest ut. Testerna görs online och är obligatoriska för Erasmusstipendiet. Om du inte genomför språktestet före utbytet är du inte berättigad till ett Erasmusstipendium.

Studenterna testas i det språk som ska vara det huvudsakliga undervisningsspråket. Avsikten med testerna är att bedöma studenternas språknivå och hur den förbättras under utbytet.

Det finns möjlighet för studenter att delta i en online språkkurs. Kursen är frivillig och efter testet anger du själv i systemet om du vill genomföra en kurs och i vilket språk. Du kan alltså välja att göra en online språkkurs i ett lokalt språk även om det inte är undervisningsspråket. Det utgår inget extra stipendium för språkkursen men det är ett utmärkt sätt att förbättra sina språkkunskaper.

Om undervisningsspråket är ditt modersmål behöver du inte göra något språktest. Vill du däremot göra en online språkkurs i ett annat språk, till exempel i ett lokalt språk, kontakta erasmus@uu.se så skickar vi ut en länk till ett språktest. När du gjort språktestet kan du välja vilken kurs du vill genomföra.

Grant Agreement, GA

När vi handlagt din ansökan kommer ett Grant Agreement skickas ut till dig där den totala stipendiesumman framgår. Detta Grant Agreement ska du läsa igenom, skriva under och ladda upp i MoveON. Om start- och/eller slutdatum som du angivit i ansökan har ändrats så har du även möjlighet att ändra dessa direkt i MoveON i samband med att du laddar upp ditt Grant Agreement. Ditt stipendium kommer sedan att räknas om baserat på de nya datumen, vänligen notera att stipendiesumman i ditt Grant Agreement i dessa fall inte längre är giltig.

Travel Grant Agreement, TGA

Du som tilldelas ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination kommer att få ett s.k. Travel Grant Agreement som du måste skriva under och ladda upp i MoveON tillsammans med ditt Grant Agreement. Resestipendiet betalas ut i sin helhet tillsammans med första utbetalningen av ditt Erasmusstipendium.

Learning Agreement

Du är skyldig att ha upprättat ett Learning Agreement innan utresa/i samband med terminsstart. I ditt Learning Agreement framgår vilka kurser du ska läsa vid värdlärosätet. För att ditt Learning Agreement ska vara komplett ska det vara underskrivet av dig, din internationella koordinator vid UU och vid värdlärosätet.

Erasmusprogrammet kommer att bli digitalt, läsåret 21/22 är en övergångsperiod. Studenter kommer att få information om de ska upprätta ett digitalt Learning Agreement eller om det är pappersversionen Word, 172 kB. som ska användas. Ett Learning Agreement ska vara upprättat senast en månad efter terminsstart.

Utbetalningar

För studenter som åker på utbyte under en termin betalas stipendiet ut i två omgångar.

  • 70 % av stipendiet betalas i samband med studiestart
  • 30 % av stipendiet betalas ut efter du avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad

För studenter som åker på utbyte under helår (två terminer) betalas stipendiet ut i tre omgångar.

  • 35 % av stipendiet betalas i samband med studiestart
  • 35 % av stipendiet betalas i samband med att termin två startar 30 % av stipendiet betalas ut efter att du har avslutat dina studier och slutdokumentationen är inlämnad

Checklista – Innan första stipendieutbetalningen

  • för studenter med funktionsnedsättning: du har lämnat in en särskild ansökan för extramedel som har godkänts av UHR
  • lämna in en fullständig stipendieansökan i MoveON
  • gör ditt första språktest
  • skriv under och ladda upp ditt Grant Agreement i MoveON
  • för dig som tilldelats ett resestipendium: skriv under och ladda upp ditt Travel Grant Agreement i MoveON.

Kontaktuppgifter

Du kommer i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela utbytet och minst tre månader efter avslutat Erasmusutbyte. Se därför till att alltid meddela oss på erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress. Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamna där.

Vid förändringar avseende studiernas längd, innehåll etc.

Du måste omedelbart meddela din internationella koordinator och Erasmusteamet vid Enheten för internationell mobilitet om förändringar, såsom avhopp eller förkortning av studieperiod. Om du förkortar ditt utbyte kan du komma att få betala tillbaka hela eller delar av ditt stipendium. Om din internationella koordinator vid UU och värdlärosätet godkänner att du förlänger din studieperiod kan du få Erasmusstipendium för denna period givet att du har Erasmusdagar kvar, kontakta Erasmusteamet för att få mer information om vad du behöver göra och när utbetalningen kommer att ske.

Om något inträffar under dina Erasmusstudier som gör att kurser ändras ska du fylla i Table C: Exceptional changes to study programme abroad or additional components in case of extension of stay abroad i ditt Learning Agreement.

Försäkring

Om olyckan skulle vara framme så är det bra att känna till att du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela utbytet samt två veckor innan och två veckor efter utbytet. För mer information om hur du gör en skadeanmälan se Kammarkollegiets information om Student UT. För assistans dygnet runt vid akutsituationer som inte kan vänta till Kammarkollegiets växel är öppen: kontakta Falck Global Assistance på +46 8-587 717 49.
Om du beviljats ett resestipendium för att ta tåget till din studiedestination och planerar att stanna på vägen, tänk då på att du måste teckna en tilläggsförsäkring för denna period. Kammarkollegiets försäkring gäller för en så direkt resa som möjligt.

För dig som är EU/EES medborgare och ska göra ett utbyte i ett EU/EES ska du beställa ett s.k. EU-försäkringskort innan utresa, som ger dig rätt till nödvändig sjukvård i EU/EES-länder. I Sverige beställs detta via Försäkringskassan.

Nedan följer information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter Erasmusutbytet. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad efter utbytets slut, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Erasmus Participant Survey, EPS

Erasmus Participant Survey, EPS, är en obligatorisk enkät som automatiskt mejlas till dig efter din sista studiedag. Vänligen kontrollera skräpposten innan du kontaktar erasmus@uu.se om du inte mottagit någon EPS.

Ett andra språktest

Ett andra språktest mejlas automatiskt till dig efter avslutat Erasmusutbyte. Observera att om du fick C2 på ditt första test eller om studiespråket är ditt modersmål, behöver du inte göra det andra testet.

Certificate of Attendance

Ett Certificate of Attendance är ett dokument som innehåller information om ditt start- och slutdatum och är underskrivet av dig och din internationella koordinator vid värdlärosätet. Om du har gått en språkkurs vid värdlärosätet noterar du även dessa datum i ditt Certificate of Attendance. Du ansvarar själv för att få dokumentet underskrivet och det är bra att få detta innan avresa. Dokumentmallen finns på Erasmusstudiewebben. Detta dokument ska du ladda upp i MoveON. Om du inte kan få ett Certificate of Attendance underskrivet av värdlärosätet kan du istället ladda upp ett Transcript of Records så länge som ditt start- och slutdatum framgår av detta.

Ladda upp obligatoriska dokument i MoveON

Ladda upp Certificate of Attendance alternativt ett Transcript of Records (innehållande start och slutdatum) och ditt kompletta Learning Agreement om du gjort ändringar, direkt i MoveON. Om du har gått en språkkurs innan terminsstart och denna anordnades av annan organisation än värdlärosätet laddar du upp ett intyg som styrker att du deltagit i språkkursen. Om du beviljats tågstipendium skriver du en kort reseberättelse och laddar upp färdbevis/kvitton.

Om din faktiska studieperiod är annorlunda än den du angivit i din stipendieansökan kommer ditt stipendium att räknas om. Om den faktiska studieperioden är kortare än vad som framgick av ansökan kommer skillnaden att dras av från den slutliga betalningen om 30 %. Om den faktiska studieperioden är längre än vad som framgick av ansökan, kommer du att i den sista utbetalningen att få 30 % + 100 % för de nya dagarna.

Sista utbetalningen

Din sista utbetalning förbereds när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Vänligen notera att utbetalningar ofta dröjer eftersom att efter du gjort samtliga obligatoriska moment, måste Enheten för internationell mobilitet kontrollera dessa samt förbereda utbetalningen. Du kan därför räkna med att det tar 1-2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om du har förkortat ditt utbyte kommer ditt stipendium att räknas om (detta gäller även eventuella lediga dagar under ditt utbyte). Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning, men räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.

Checklista - Före sista utbetalningen

  • fyll i enkäten: Erasmus Participant Survey
  • gör ditt andra språktest
  • via MoveON skicka in samtliga obligatoriska dokument: ett underskrivet Certificate of Attendance alternativt ditt Transcript of Records, ditt Learning Agreement om du gjort några ändringar, intyg från språkkurs om du gått en sådan, reserapport och färdbevis om du beviljats resestipendium.

Senast uppdaterad: