Att söka EU-finansiering

• Läs igenom utlysningen noggrant. Försäkra dig om att du förstår syftet med det specifika EU-program där utlysningen ingår. Det hjälper dig att skriva en konkurrenskraftig ansökan.
• Titta gärna på dessa informativa filmer publicerade av ERC, om hur man skriver en bra ansökan.
• I regel tillhandahåller EU-kommissionen mallar för alla de delar som skall ingå i ansökan. Använd dig alltid av dessa mallar. Mallarna kan laddas ned när du har registrerat din ansökan i ansökningsportalen Funding & Tender Opportunities.
• Om du ska söka medel för ett samarbetsprojekt (Pelare 2), läs gärna den ansökningsmall med kommentarer och tips som har tagits fram av ett europeiskt nätverk som jobbar med stöd till EU-ansökningar (dokumentet finns bara på engelska). Här finns mängder av bra tips och råd.
• Stäm av innehållet i din ansökan mot utvärderingskriterierna som anges i det valda arbetsprogrammet.
• Be en kollega utanför den egna forskargruppen att läsa igenom din ansökan. Utvärderarna är sällan experter på just ditt specialområde, så det är viktigt att innehållet anpassas för en bredare målgrupp.
• Undersök om något godkännande behövs från din prefekt eller annan person i chefsposition innan ansökan skickas in.
• Inför att du ska söka forskningsmedel från en Horisont Europa-utlysning rekommenderas du att läsa Programme Guide och ta hjälp av the Online Manual. Programme Guide ger detaljerade instruktioner om strukturen på ansökan, budget och annan viktig information inför ansökningsarbetet. I vissa utlysningar finns även Information for applicants som du behöver läsa.
• Vid ansökan behöver du ange din organisations Participant Identification Code (PIC-nr), vilket för Uppsala universitet är 999985029.
• Stäm av budgeten med din ekonomiadministratör.
  

EU-kommissionen hanterar ca trettio program, program för vilka det finns ett mångfald av olika regelverk. Uppsala universitets Forskningsstöd kan bistå med att guida dig rätt bland dessa program och dess regelverk. Några av dessa program är av extra intresse för Uppsala universitets verksamhet, speciellt ramprogrammet Horisont Europa. Alla typer av organisationer inom näringsliv, offentlig sektor, forskningsinstitut, universitet, högskolor, företag, industri och civilsamhälle kan medverka i projekt finansierade av Horisont Europa. Man kan delta som projektkoordinator om man vill leda projektet eller delta som part med specifika uppgifter och varierande omfattning i projektet.

Horisont Europa utlysningar är öppna för sökanden från hela världen, men för att få ersättning för projektkostnader måste deltagande organisation vara baserad antingen i ett EU medlemsland eller i ett så kallat associerat land. En tredje kategori länder utgör de så kallade tredje länderna. Tredje länder kan alltid delta i EU-projekt och får i vissa fall ersättning från EU till projektkostnader, till exempel vissa låginkomstländer eller om tredje landets deltagande stadgas i aktuell utlysning. EU-projekt är ofta, men långt ifrån alltid, internationella samarbetsprojekt. Finansieringsgraden i Horisont Europa projekt för universitet är 100% för tillåtna direkta kostnader och 25% för indirekta kostnader (overhead), med några undantag.

Horisont Europa har skarpa krav på Open Access och att dela forskningsdata. Beviljade Horisont Europa projekt behöver därför beskriva detta i en Data Management Plan. Det är även viktigt att skydda IP-rättigheter i projektet och om behov finns för det avsätta medel för IP kostnader i din forskningsbudget. För att underlätta arbetet med IP rättigheter samarbetar Uppsala universitet med Research Intellectual Property AB (RIPAB), ett dotterbolag till Uppsala universitets holding bolag.

Offentliga organisationer, forskningsinstitutioner och högre utbildningsinstitutioner i EU:s medlemsländer och associerade länder måste ha en jämställdhetsplan för att få söka forskningsmedel från Horisont Europa, en jämställdhetsplan där EU:s krav är uppfyllda.

Uppsala universitets plan för jämställdhetsintegrering 2023-2025.

Utgångspunkten vid EU-finansiering är att en projektpart som genererar projektresultat äger dessa och att resultat som genererats tillsammans med annan projektpart ägs av dessa parter gemensamt. Som projektpart har universitetet ett ansvar gentemot både kommissionen och andra projektparter för nyttiggörande av egna resultat. Detta kan ske i formen av publicering eller fortsatt akademisk användning men kan även, beroende av villkoren för det specifika projektet, behöva ske i form av att skydda och/eller vidta andra kommersiella åtgärder med resultaten. Ansvaret medför oundvikligen viss inskränkning av forskarens rättigheter enligt lärarundantaget.

Som projektpart eftersträvar Uppsala universitet att återföra ägandet av resultaten till forskaren men måste säkerställa att alla åtaganden som Uppsala universitet har tagit på sig kan fullföljas av den enskilda forskaren. Till exempel kan detta innebära att forskaren måste kunna finansiera patentering och måste vara beredd att skriva eventuella licensavtal med andra projektparter.

För att underlätta arbetet med IP-rättigheter samarbetar Uppsala universitet med Research Intellectual Property AB (RIPAB), ett dotterbolag till Uppsala universitets holding bolag, UU Invest. RIPAB kan agera som en ’parkeringsplats’ för IP medan kommersialiseringsmöjligheter undersöks. I vissa fall kan RIPAB även ta en del patentkostnader som en del av arbetet och kan agera som en juridisk person för licenseringsavtal.

Det är viktigt att beakta vilka finansieringsregler kring resultat som kommer att gälla samt om resultaten från ditt EU projekt skulle kunna ha kommersiell potential, även om du själv inte är intresserad av att delta i kommersialiseringsarbetet. När det är lämpligt och möjligt bör du avsätta medel för IP kostnader i din forskningsbudget.

För råd och mer information, kontakta UU Samverkan

För att få tid att skriva ansökan och finansiella möjligheter till samverkan i ansökningsarbete, så kan du söka planeringsbidrag för utvalda utlysningar. Uppsala universitet har egna planeringsbidrag för EU-forskningsansökningar. Det finns även externa finansiärer som regelbundet annonserar liknande planeringsbidrag. Kontakta Forskningsstöd på ditt områdeskansli om du vill veta mer om dessa och vilka planeringsbidrag som är aktuella att söka just nu.

Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap

Detta planeringsbidrag syftar till att uppmuntra och underlätta ansökningar till något av EU:s program för forskning vid vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap. Medlen kan sökas av den som planerar en EU-ansökan i rollen som koordinator eller partner.

Blankett för ansökan om planeringsbidrag inom Humsam Word, 130 kB.

Vetenskapsområdet för medicin och farmaci

Ansökan om planeringsbidrag för att stimulera internationell samverkan och rekrytering, vetenskapsområdet för medicin och farmaci.

Detta planeringsbidrag syftar till att uppmuntra och underlätta en ökad internationalisering vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Medlen kan sökas dels av dem som planerar en EU-ansökan i rollen som koordinator och har utgifter i samband med planeringsmöten med potentiella partners, dels för att bjuda in Marie Curie Individual Fellowship-kandidater som vill söka sig till vetenskapsområdet.

Blankett för att ansökan om planeringsbidrag inom Medfarm Pdf, 31 kB.

Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap

Ansökan om bidrag för planering och koordinering av EU-ansökan.

Planeringsbidraget används för att uppmuntra och underlätta för lärare och forskare vid fakulteten för teknik och naturvetenskap som söker EU-medel och som tar på sig rollen som koordinator. Bidraget kan användas för att täcka kostnader som uppkommer i samband med att formulera ansökan och sätta ihop ett konsortium, till exempel genom att arrangera möten, besöka andra partners, bjuda hit partner med mera.

Blankett för ansökan om planeringsbidrag inom Teknat Word, 40 kB.

Accession to Grant Agreement

När Grant Agreement signerats av koordinatorn och EU-kommissionen behöver även samtliga övriga ingående parter i projektet godkänna det. Det sker genom att signera Accession to Grant Agreement. Uppsala universitet har även en intern hantering av EU-beviljade projekt, att en Internblankett behöver fyllas i och signeras, innan Uppsala universitet signerar Accession to Grant Agreement.

Affiliated Entity, AE (tidigare Linked Third Party)

En affiliated entity kan anslutas till en beneficery i ett projekt. Villkoret är att det ska finnas en juridisk koppling mellan en beneficery och dess affiliated entity som inte bara gäller för det aktuella projektet. En affiliated entity signerar Declaration of Honour, men inte Grant Agreement/ Accession to Grant Agreement eller Consortium Agreement. Förutom det så deltar de på samma villkor som beneficeries i projektet.

Associated countries

Icke-EU länder som har en koppling till EU och därmed ändå kan bli beviljade forskningsmedel.

Associated partner

Associated partner är en organisation från ett third country. Dessa organisation kan ingå i ett projekt, men får endast undantagsvis ersättning från EU, till exempel om deras deltagande stadgas i aktuell utlysning.

Beneficiary

En beneficiary är en förmånstagare i projektet, som blir finansierad av projektmedel. En beneficiary kan vara både coordinator och participant

Coordinator contact

En coordinator contact är en kontaktperson för den organisation som koordinerar projektet. En organisation kan ha flera coordinator contacts, men bara en person kan vara primary coordinator contact, vilken är den som är ansvarig för forskningsansökan och dess projekt.

Data Management Plan, DMP

En Data Management Plan redovisar hur forskningsdata i projektet kommer att hanteras. För Horisont Europa projekt är detta obligatoriskt. Denna datahanteringsplan säkerställer att projektet följer FAIR-principen, där FAIR står för sökbar, tillgänglig, interoperabel och återanvändningsbar.

Declaration of Honour

Samtliga ingående organisationer i projektet behöver signera Declaration of Honour. Genom signera det intygar Uppsala universitet att organisationen är behörig för denna finanseriade utlysning.

EU-portalen Funding & Tenders opportunities

Web-verktyget som hanterar EU-projektansökningar och beviljade projekt:

Funding & tenders (europa.eu)

Evaluation Summary Report, GAP invitation letter och Evaluation Summary Report

När utvärderingen av projektet är klart erhålls en evaluation summary report, ESR. I den rapporten beskrivs utfallet och betyget för projektansökan. Om projektansökan gått vidare till nästa steg, så inbjuds projektet med ett Grant Agreement Preparation, GAP, invitation letter, att slutföra Grant Agreement. I samband med detta erhålls även Evaluation Result Letter, vilken beskriver vilka eventuella ändringar som behöver göras i budget och projektbeskrivningen för att projektet ska bli beviljat och en tidsplan för Grant Agreement Preparation.

FSIGN (Financial Signatory) och PFSIGN (Project Financial Signatory)

FSIGN är en person som är behörig att på uppdrag av sin organisation att underteckna finansiella rapporter i Horisont Europa projekt. PFSIGN är FSIGN för det berörda projektet.

Grant Agreement

Grant Agreement är ett avtal för projektet och signeras av projektets koordinator och EU-kommissionen. För att färdigställa Grant Agreement behöver samtliga deltagare i projektet tillhandahålla önskad juridisk, finansiell och administrativ information, i web-verktygen Funding & Tender opportunities. Utöver det bifogas projektbeskrivning, budget och andra detaljer om projektet, t.ex. projektstart. För att Grant Agreement ska kunna signeras behöver samtliga partners i projektet signerara Declarations of Honour, vilket även det hanteras i Funding & Tender opportunities. Dessutom har Uppsala universitet en intern hantering av EU-beviljade projekt, att en Internblankett behöver fyllas i och signeras, innan Uppsala universitet signerar Grant Agreement.

Internblankett

Vid beviljat EU-projekt fylls en Internblankett i, vilken signeras av ansvarig prefekt. Med den signeringen godkänner prefekten att projektet kommer att bedrivas på institutionen och att eventuell delfinansiering av projektet är godkänd.

Konsortialavtal

För projekt som innefattar ett konsortium behöver även ett konsortialavtal upprättas. Konsortialavtalet reglerar hur resultat, bakgrundsinformation, publicering och intellektuella rättigheter med mera ska hanteras mellan parterna i projektet och efter det att projektet avslutats.

LSIGN (Legal Signatory) och PLSIGN (Project Legal Signatory)

LSIGN är en person som är behörig att på uppdrag av sin organisation att underteckna Grant Agreement, Accession to Grant Agreement, Amendment och Declaration of Honour i Horisont Europa projekt. PLSIGN är LSIGN för det berörda projektet.

Lump sum

Är engångbelopp som används i vissa former av projektanslag. Att använda lump sum tar bort skyldigheter för rapportering av faktiska kostnader, tidrapporter och finansiella revisioner.

Member states

EU-länder och dess utomeuropeiska länder och territorium.

Participant contact

En participant contact är en kontaktperson för en deltagande organisation, som inte koordinerar projektet. En organisation kan ha flera participant contacts.

Subcontractor

En subcontractor kan mot ersättning utförda mindre delar i ett projekt, vilket behöver beskrivas utförligt. Redan ingående organisationer i ett projekt kan dock inte vara subcontracors för specifika uppdrag.

Third countries

Länder som varken är member states eller asssociated countries. Dessa länder kan ingå i projekt, men får bara i undantagsfall finansiering.