Diskussionsunderlag - kommunikationsstöd

Inledning

Det här är ett hjälpmedel för att strukturera upp tankarna inför en kommunikationsaktivitet. Det är ett enkelt diskussionsunderlag som du kan jobba med själv eller ihop med kollegor. Du ska inte överarbeta detta men ge det gärna 30-60 minuter av tankeverksamhet. Vill du ha lite stöd på vägen får du gärna höra av dig till kommunikationsavdelningen.

Det viktigaste du ska komma ihåg är att varje aktivitet (annons, webbsida, folder, utställning etc.) ska leda till en förändring hos de personer som tar del av den. De ska veta, tycka eller göra något nytt. Detta diskussionsunderlag är en hjälp för att ta reda på vad denna förändring ska bestå i och för att göra en aktivitet som åstadkommer detta.

1.Vad behöver verksamheten? Vilket behov ska du hjälpa till att tillfredsställa?

Kommunikationsaktiviteter ska utgå från verksamhetens behov. Beskriv kortfattat det verksamhetsbehov som denna aktivitet är tänkt att stötta. Exempel på detta kan vara ”fler sökande till utbildningen”, ”mer pengar till forskningen”, ”förenkla kontaktvägar mellan student och lärare i samband med tentamen”, ”förenkla anmälan till seminarieserie” etc.

2. Vilka personer ska du kommunicera med?

Beskriv målgruppen så väl som möjligt. Undvik allmänna termer som ”allmänheten” och ”finansiärer” och försök vara mer konkret. Exempel kan vara ”privata finansiärer inom bioteknik i mälardalsregionen”, ”gymnasieelever på sista terminen i Sundsvall”.
Hur är relationen med de personer du ska kommunicera med i dag?

2 b Vilka kontaktytor mot dem har verksamheten i dag?

Fundera lite över vilka naturliga kontaktytor med målgruppen som finns i dag. Försök också beskriva hur relationen med målgruppen är i dag. Tycker de om oss och vår verksamhet? Tycker de att det vi gör är oviktigt? Hur intresserade är de egentligen av oss? Detta är bra att veta för att få en uppfattning av hur stor genomslagskraft man kan räkna med.

2 c Vad vet du om personerna du ska kommunicera med?

Fundera över vad du vet om personerna i målgruppen. Var bor de, vilka åsikter har de, vad vet de om oss etc.

2 d Vad vet du inte om personerna du ska kommunicera med?

Lika viktigt är att fundera över vad du inte vet om personerna i målgruppen. Har de humor? Har de bråttom när vi vill nå dem? Den typen av frågor kanske måste få ett svar innan man bestämmer vad man ska göra. Kanske har områdesinformatörerna och kommunikationsavdelningen mer information om målgruppen.

3. Finns det andra som kommunicerar med din målgrupp? Vad gör de?

Beskriv de övriga aktiviteter som du eller någon annan vid universitetet bearbetar målgruppen med. Finns det någon annan på universitetet som också bearbetar din målgrupp? Kommunikationsavdelningen och områdesinformatörerna är en bra källa för den typen av information. Särskilt intressant är förstås att beskriva aktiviteter som antingen leder till ”din” aktivitet eller som ”din” aktivitet ska leda vidare till. Exempel på detta kan vara en annons som ska leda in besökare till en webbplats, en folder som ska generera ett telefonsamtal, en utställning som ska leda till en beställning av tryckt informationsmaterial etc.

4. Vad ska personerna du kommunicerar med veta, känna och göra när de tar del av din aktivitet?

I varje kommunikationsaktivitet vill vi att något ska hända hos personer i målgruppen. Vi vill kanske att de ska få ökad kunskap om något, att de ska tycka något speciellt (förändra attityd), eller göra något speciellt (gå vidare till en webbplats, skicka in en ansökan, ringa någon etc.). Beskriv vad du vill ska hända hos personer i målgruppen, dvs. vad aktiviteten ska åstadkomma för förändring.

5. Beskriv vad du ska göra

Beskriv den aktivitet som nu ska åstadkomma detta. När du gjort det kan du gå tillbaka och fundera över om den verkligen åstadkommer det du vill att den ska åstadkomma.

6. Beskriv vilken kanal du ska använda för att kommunicera

Exempel på detta är annons i Aftonbladets bilaga xxx, en ny webbsektion på institutionswebben, bokmässan i Göteborg etc.

7. Beskriv det viktigaste i det du vill berätta

Beskriv vilket huvudbudskap du vill sända ut. Exempel kan vara ”Vad du än vill bli kan du bli det på Uppsala universitet”, ”Levande traditioner i moderna campus”, ”Cellbiologi i världsklass vid Uppsala universitet”, ”Uppsala universitet, inte bara traditioner”. Budskapet kan du använda som rubrik om du vill men det är inget tvång. Det viktigaste är att du är klar över vilka signaler du vill sända ut. Är det spännande, roligt, nyttigt eller världsomvälvande? Är du osäker så har kommunikationsavdelningen kanske idéer att bidra med.

8. Beskriv hur du kan ta reda på om personerna du kommunicerar med reagerar som du vill, dvs. hur du får reda på om du lyckats med punkt 4 ovan.

Beskriv hur du ska mäta resultatet av aktiviteten. Om du har definierat en tydlig målgrupp och ett tydligt önskat resultat brukar det vara ganska enkelt. Om du tycker att det är svårt så gå tillbaka till de punkterna och fundera över om de kan konkretiseras mer. Kommunikationsavdelningen har tillgång till både redskap för och kunskap om olika sorters mätmetoder.

9. Ange vilka som ska jobba med detta och vad de ska göra

Skriv ner vem som är huvudansvarig och vilka övriga som är direkt inblandade i planering och genomförande. Skriv också vad var och en ska bidra med.

10. Ange de övriga medverkande/samverkande personerna

Ange vilka övriga personer som medverkar eller behöver kontaktas. Beskriv också vad deras respektive medverkan består av. Ta med både medarbetare, resurspersoner (områdesinformatörer, kommunikationsavdelningens medarbetare etc.) och underleverantörer.

11. Sprid kunskapen

Det är viktigt att sprida information om hur vi alla arbetar med kommunikation så att vi kan lära av varandras framgångsrika såväl som mindre lyckade aktiviteter. Kommunikationsavdelningen sprider gärna information inom universitetet om de aktiviteter som genomförs och hur tankegångarna inför aktiviteterna har gått. Därför får du gärna skicka ditt underlag till kommunikationsavdelningen så att andra kan dra lärdom av hur du jobbar.