Stipendiehandbok

Kontaktuppgifter (obligatoriskt)

Före och under din praktik kommer du i huvudsak att ha kontakt med Uppsala universitet per mejl. Därför är det av största vikt att du ser till att den mejladress du angivit i ansökan är giltig hela praktikperioden och minst tre månader efter avslutad praktik. Se därför till att alltid meddela erasmus@uu.se om du skulle byta mejladress.

Vi vill även be dig att lägga till de två mejladresser som vi använder: erasmus@uu.se och noreply.uu@moveon4.de som betrodda adresser i din egen mejl samt regelbundet se över innehållet i din skräppost eftersom mail från oss ofta hamnar där.

Om du får information från Uppsala universitets IT-avdelning om att ditt studentkonto och din studentmejl kommer att inaktiveras under pågående praktik, vänligen mejla erasmus@uu.se så hjälper vi dig att förlänga den aktiva perioden. Detta för att du behöver ditt studentkonto för att kunna lämna in din slutdokumentation i MoveON efter praktiken.

Språktest (obligatoriskt)

Alla studenter som åker på praktik inom Erasmusprogrammet i 14 dagar eller mer måste göra ett diagnostiskt språktest. Du testas i det språk som ska vara det huvudsakliga språket på din praktikplats i enlighet med Grant Agreement. Om du inte genomför språktestet före din praktik är du inte berättigad till ett Erasmusstipendium. Att ta ett andra test i slutet av praktiktillfället är valfritt.

Språktestet genomförs online och du får en länk till språktestplattformen Online Language System (OLS) efter att vi mottagit din stipendieansökan. Avsikten med testerna är att bedöma din språknivå och hur den förbättras under praktiken. Om språket på din praktikplats är ditt modersmål behöver du inte göra något språktest.

Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå. Observera att resultatet av testet kommer inte att påverka ditt stipendium på något sätt.

Inom OLS-plattformen har du också tillgång till en rad interaktiva och engagerande språkinlärningsaktiviteter och kurser som kan hjälpa dig att lära sig ett nytt språk eller utveckla ett språk du redan har studerat.

Grant Agreement (obligatoriskt)

När ditt beviljande skickas ut kommer du att få ett så kallat Grant Agreement att skriva under. Grant Agreement reglerar dina skyldigheter i relation till stipendiet och definierar även vilken stipendiesumma du har blivit beviljad. Läs igenom avtalet noga, skriv under, och ladda sedan upp det i hänvisat formulär i MoveON.

Förbered dig

Förbered dig genom att läsa på om värdlandet och organisationen där du ska göra praktik. Information om landet du ska till kan du t.ex. få genom GoinGlobal.

Det är inte ovanligt att praktikanter förväntas ordna boende på egen hand. Det kan därför vara bra att fråga kontaktpersonen vid värdorganisationen redan i ett tidigt skede om detta och om värdorganisationen har några tips vad gäller boende. Det kan också vara bra att kolla upp om det t.ex. finns någon förväntad klädkod på värdorganisationen.

Ändringar av praktiken (obligatoriskt)

Om något inträffar under praktiken som gör att praktikperioden eller inriktningen ändras måste du meddela oss genom att ladda upp ett Changes to Learning Agreement i MoveON. Samma sak gäller om ditt slutdatum ändras. Meddela alltid erasmus@uu.se när du laddat upp dokumentet.

Om du har förkortat din praktik kommer ditt stipendium att räknas om. Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning, men räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.

Om du har förlänger din praktik kommer ditt stipendium att räknas om och dessa medel kommer i första hand att betalas ut tillsammans med din sista utbetalning. I vissa undantagsfall om det handlar om en avsevärd förlängning kan en extra utbetalning göras under praktiken.

Dokumentmallen för ändringar av praktiken hittar du under länklistan på startsidan för Erasmuspraktik inom EU.

Tvister på praktikplatsen

Tyvärr händer det att tvister och konflikter uppstår på praktikplatsen. Till exempel att praktikanter upplever att målen och förväntningarna inte infrias. Som praktikant rekommenderas du att ha en dialog med din handledare eller kontaktperson om du upplever problem. Det kan också vara bra att ta fram det Learning Agreement for Traineeship som du och värdorganisationen skrivit under innan praktiken.

Har du tankar om att avbryta din praktik i förtid kontakta erasmus@uu.se och se även "ändringar av praktiken".

Ledighet under praktik

Generellt sett så är du inte berättigad till stipendium för eventuella dagar som värdorganisationen ger dig ledigt under din praktik. Undantaget är för röda dagar och helgdagar och om värdorganisationen stänger ner hela verksamheten under en tid, då har du fortfarande rätt att behålla ditt stipendium. Eventuella lediga dagar rapporterar du in i MoveON efter praktiken.

Praktikdagbok

Under praktiken kan det vara bra att föra någon form av dagbok där du skriver ner de utmaningar och nya situationer du ställs inför och vad du lärt dig av dem och vilka färdigheter, kunskaper, kompetenser och förmågor du utvecklat. I din framtida karriär kan du använda dig av dessa t.ex. när du söker jobb.

Här finner du information om den slutdokumentation som ska lämnas in efter praktiken. Dokumentationen bör lämnas in så snart som möjligt men senast en månad från praktikens slutdatum, eftersom detta kommer att påverka när den sista stipendieutbetalningen till dig kommer att ske. Om du inte hinner lämna in inom en månad, vänligen informera oss på erasmus@uu.se.

Traineeship Certificate (obligatoriskt)

Ett Traineeship Certificate är ett intyg som din värdorganisation/handledare skriver under och där din insats under praktiken utvärderas. Detta intyg kan vara användbart i ditt framtida jobbsökande eller akademiska karriär.

Du ansvarar för att handledaren får mallen för praktikintyget. Se till att förse handledaren med mallen så tidigt som möjligt. Det kan också vara bra att se till att handledaren förbereder detta när du fortfarande är på plats om handledaren skulle ha frågor.

I ditt Learning Agreement for Traineeship som du laddade upp i ansökan så står det inom hur många veckor efter praktikens avslut handledaren måste förse dig med ditt Traineeship Certificate. Om det är möjligt är det bra om du kan få med dig intyget redan vid praktikens slutförande men senast 5 veckor efter avslutad praktik.

Dokumentmallen för Traineeship Certificate hittar du under länklistan på startsidan för Erasmuspraktik inom EU.

Praktikrapport (obligatoriskt)

Praktikrapporten skrivs direkt i MoveON. Praktikrapporten är en möjlighet för dig att reflektera över om de mål och förväntningar du hade med din praktik infriades. Se därför till att ha ditt Learning Agreement och ditt Academic Purpose Statement (APS) nära tillhands. Innan du skriver din praktikrapport kan du förbereda dig genom att läsa igenom frågorna för praktikrapporten, dessa hittar du under länklistan på startsidan för Erasmuspraktik inom EU.

Din upplevelse och erfarenhet är också viktig så att Uppsala universitet kan förbättra stöd och service för utresande praktikanter samt för att marknadsföra Erasmuspraktik för studenter i framtiden.

Erasmus Participant Survey (obligatoriskt)

Efter avslutad praktik så kommer en enkät, Erasmus Participant Survey (EPS), att skickas till din e-post (som du angav i ansökan, om du inte meddelat oss att du bytt e-post under praktiken). Detta är EU-kommissionens enkät och skickas automatiskt ut från EU:s rapporteringssystem vilket innebär att den ibland hamnar i skräpposten, om du inte fått enkäten titta därför i skräppostmappen innan du kontaktar erasmus@uu.se.

Språktest nummer två

Efter avslutad praktik kan du utvärdera hur dina språkkunskaper har förbättrats under din praktik genom att genomföra det andra språktestet. Vi uppmuntrar dig att ta det andra testet, men det är inte obligatoriskt.

Erasmuspraktik som not i Diploma Supplement

Om du önskar få din Erasmuspraktik som en not i Diploma Supplement så ska du ange detta i samband med att du ansöker om examen vid UU. Du behöver också bifoga ditt Learning Agreement for Traineeship samt ditt Traineeship Certificate med din ansökan om examen. Information kring hur du ansöker om examen.

Om olyckan skulle vara framme så är det bra att känna till att du är försäkrad dygnet runt i värdlandet under hela praktikperioden samt två veckor innan och två veckor efter praktiken genom Kammarkollegiets försäkring Student UT.

Uppstår en eventuell akutsituation, som inte kan vänta till att Kammarkollegiets växel är öppen, kan du kontakta Falck Global Assistance för assistans dygnet runt på +46 8-587 717 49.

Ta reda på om du behöver extra försäkring

Se till att läsa igenom villkoren för försäkringen innan utresa och se även över andra eventuella försäkringar (t.ex. hemförsäkring) som kan gälla när du är utomlands.Om du till exempel gör ett eller flera stopp under resan måste du teckna ytterligare försäkring för denna period. Det är på grund av att Kammarkollegiets försäkring, som du får automatiskt om du har ett Erasmusstipendium, endast gäller för en så direkt resa som möjligt.

EU/EES-medborgare måste ta med sig sitt EU‑kort

Ska du göra praktik i ett EU/EES land och är EU/EES medborgare behöver du se till att beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort, även kallat EU-kortet, innan utresa som du tar med dig. I Sverige beställs detta via Försäkringskassan. På Försäkringskassans webbplats kan du också se i vilka situationer och länder kortet är giltigt.

För praktikperioder mindre än 240 dagar betalas stipendiet ut i två omgångar.

• 70 % av stipendiet betalas ut tidigast 30 dagar innan praktiken börjar.
• 30 % av stipendiet betalas ut efter din praktik när all slutdokumentation är inlämnad.

För praktikperioder på mer än 240 dagar betalas stipendiet ut i tre omgångar.

• 35 % av stipendiet betalas ut tidigast 30 dagar innan praktiken börjar.
• 35 % av stipendiet betalas efter att hälften av praktikperioden är avklarad.
• 30 % av stipendiet betalas ut efter din praktik när all slutdokumentation är inlämnad.

Sista utbetalningen

Din sista utbetalning förbereds när du har lämnat in all obligatorisk dokumentation. Du kommer att få ett mejl när din sista utbetalning är på väg. Vänligen notera att efter att du inlämnat alla obligatoriska moment så kommer dessa att kontrolleras innan att din betalning förbereds. Du kan därför räkna med att det tar 1-2 månader innan pengarna finns på ditt konto.

Om du har förkortat din praktik kommer ditt stipendium att räknas om (detta gäller även eventuella lediga dagar under praktiken). Dessa medel kommer i första hand dras av från din sista utbetalning, men räcker inte detta kommer du bli återbetalningsskyldig och ett återbetalningskrav kommer att skickas till dig per e-post.